04 điều doanh nghiệp phải biết về báo tăng/giảm lao động

* Khi nào thì phải báo tăng/giảm lao động?
* Thời hạn báo tăng/giảm lao động
* Hậu quả pháp lý khi chậm báo tăng/giảm lao động
* Trình tự, thủ tục thực hiện thông báo tăng/giảm lao động

1. Khi nào doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là “DN”) phải báo tăng/giảm lao động?

Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì DN phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Tăng/giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội (sau đây gọi tắt là “BHXH”), bảo hiểm y tế (sau đây gọi tắt là “BHYT”, bảo hiểm thất nghiệp (sau đây gọi tắt là “BHTN”) là một trong những trường hợp mà DN phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan BHXH. Cụ thể:

                         Tăng lao động                  Giảm lao động
Tăng lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN được hiểu là tăng số lượng người lao động tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN. Ví dụ:

– DN giao kết hợp đồng lao động với người lao động

– Người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại;

– Người lao động hết thời hạn được tạm ngừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;

– Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm trở lại;

– Người lao động hết thời gian tạm hoãn thực hiện hợp đồng đi làm trở lại, .v.v..

Giảm lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN được hiểu là giảm số lượng người lao động tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN. Ví dụ:

– DN chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động;

– Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày;

– DN được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;

– Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;

– Tạm hoãn thực hiện Hợp đồng; , .v.v..

Tham khảo thêm:  Mức đóng bảo hiểm xã hội năm 2020 có gì thay đổi?

2. Thời hạn báo tăng/giảm lao động

DN có thể lập hồ sơ phát sinh tăng, giảm, điều chỉnh lao động, tiền lương của tháng vào tất cả các ngày trong tháng qua hệ thống giao dịch điện tử.

            Tăng lao động                        Giảm lao động
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản và tiến hành đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH. Để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh DN có thể thực hiện mỗi tháng một lần.

Ví dụ: Hồ sơ tháng 06/2020 thì lập hồ sơ phát sinh từ ngày 01/06 đến ngày 30/06/2020.

 

3.  Hậu quả pháp lý khi chậm báo tăng/giảm lao động

3.1. Chậm báo tăng lao động

Hàng tháng, DN sẽ trích tiền đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN; đồng thời, trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN của từng người lao động theo mức quy định để nộp cho cơ quan BHXH. Thời hạn đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN chậm nhất là đến ngày cuối cùng của phương thức đóng (theo tháng, theo quý, 06 tháng một lần).

Do đó, trường hợp DN chậm báo tăng lao động dẫn đến việc chậm đóng, đóng thiếu bảo hiểm cho NLĐ là vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc, BHTN.

Căn cứ quy định tại Khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP thì DN sẽ bị phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 150.000.000 đồng khi có hành vi sau:

– Chậm đóng BHXH bắt buộc, BHTN;

– Đóng BHXH, BHTN không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, BHTN mà không phải là trốn đóng.

Ngoài ra, DN còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả buộc nộp số tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng.

3.2. Chậm báo giảm lao động

Căn cứ Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH và tham khảo Điểm 9.6 Mục 9, Điểm 10 Mục 10.3 Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 thì:

Trường hợp DN báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì được xem là báo giảm lao động chậm. Doanh nghiệp phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ các trường hợp báo giảm.

Trường hợp để KHÔNG đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì DN có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

Ví dụ: Người lao động thôi việc ngày 31/05/2020.

– Nếu DN lập hồ sơ tháng 06/2020, DN báo giảm người lao động từ tháng 06/2020 vào ngày 01/06/2020 thì phải đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT tháng 05/2020 và thẻ được sử dụng đến hết 30/06/2020.

– Nếu DN lập hồ sơ tháng 06/2020, DN báo giảm người lao động từ tháng 06/2020 vào ngày 28/05/2020 thì chỉ đóng BHXH, BHYT, BHTN BH TNLĐ-BNN đến tháng 05/2020 và được sử dụng thẻ BHYT đến hết 31/05/2020.

Lưu ý: Sau khi lập hồ sơ tháng 06/2020 thì không được lập hồ sơ tháng 05/2020 trong các ngày còn lại của tháng 05/2020.

4.Trình tự, thủ tục thực hiện thông báo tăng/giảm lao động:

Khi có sự thay đổi thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN thì doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản và tiến hành đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH. Cụ thể đối với các trường hợp:

4.1. Trường hợp tăng, giảm lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN:

– Tăng lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN trong trường hợp này được hiểu là tăng số lượng người lao động tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN (ví dụ: doanh nghiệp ký kết thêm hợp đồng lao động với người lao động, người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản …).

– Giảm lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN được hiểu là giảm số lượng người lao động tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN (ví dụ: doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, người lao động nghỉ thai sản …).

Đối với trường hợp người lao động không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, bao gồm cả trường hợp nghỉ việc hưởng chế độ thai sản thì doanh nghiệp cũng phải làm thủ tục báo giảm lao động. Cụ thể:

Đối với trường hợp người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng BHXH tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH.

Đối với trường hợp người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN nhưng vẫn được hưởng quyền lợi BHYT.

Đối với trường hợp người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN và được cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.

4.2. Trường hợp thay đổi thông tin đơn vị sử dụng lao động: như tên doanh nghiệp, địa điểm đăng ký kinh doanh, mã số doanh nghiệp…

4.3. Trường hợp thay đổi mức lương của người lao động thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc: người lao động có quyết định hoặc hợp đồng làm (tăng/ giảm) mức lương đóng BHXH.

4.4. Gia hạn thẻ BHYT hết hạn sử dụng cho người lao động. 

Doanh nghiệp có trách nhiệm tổng hợp đầy đủ hồ sơ theo quy định để tiến hành đăng ký điều chỉnh đóng các loại bảo hiểm với cơ quan BHXH cấp huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc cơ quan BHXH nơi đăng ký chi nhánh đối với chi nhánh.

Lưu ý:

– Đối với trường hợp doanh nghiệp ký kết thêm hợp đồng lao động, nếu người lao động chưa đăng ký tham gia BHXH, NHYT, BHTN thì trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, doanh nghiệp sẽ phải làm thủ tục Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu cho người lao động và đăng ký điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN theo hồ sơ dưới đây nộp cho Cơ quan bảo hiểm xã hội.

– Doanh nghiệp phải gia hạn thẻ BHYT hết hạn (theo thời hạn ghi trên thẻ) cho người lao động vào tháng cuối cùng trước khi thẻ BHYT hết hạn.

Hồ sơ phải nộp để điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN gồm:

– Tờ khai điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 888/QĐ-BHXH);

– Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH);

– Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH);

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH);

– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn (nếu có) (theo Phụ lục 03 ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH).

Trong vòng 10 ngày, cơ quan BHXH sẽ giải quyết truy thu đối với các trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN thì thời gian giải quyết không quá 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

 

Tải bảng giá


error: Content is protected !!