Hợp đồng không đóng dấu công ty, giá trị pháp lý thế nào?

Trong hoạt động của nhiều công ty, khi người đại diện theo pháp luật tiến hành xác lập giao dịch dân sự thông qua hình thức hợp đồng với danh nghĩa của công ty thì cần đến cả thủ tục ký tên và đóng dấu. Xong, cũng có công ty việc xác lập hợp đồng chỉ thực hiện thủ tục ký tên của người đại diện theo pháp luật mà không có con dấu công ty. Câu hỏi đặt ra, hợp đồng không được đóng dấu công ty thì có có giá trị pháp lý hay không?

>>>Quy định trước 01/7/2015 (ngày Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực)

Trước đây, Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu quy định:

 “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước.

Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này”.

Mặt khác, doanh nghiệp thuộc đối tượng điều chỉnh của Nghị định 58/2001/NĐ-CP. Do đó, khi lập, ký kết các văn bản trong giao dịch, doanh nghiệp phải đóng con dấu trên đó để thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ. Nói cách khác, nếu văn bản không đóng dấu doanh nghiệp thì văn bản đó sẽ không có giá trị pháp lý.

>>>Quy định sau 01/7/2015 (ngày Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực)

Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2014 đã thay thế Luật Doanh nghiệp 2005 trước đây và theo đó, Nghị định 58/2001/NĐ-CP cũng đã được thay thế bằng Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 và Luật đầu tư mà không chịu sự điều chỉnh chung bởi Nghị định về quản lý con dấu như trước đây.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau. Trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tại khoản 4 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014 quy định:

“Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu”

Quy định trên được hiểu là việc sử dụng con dấu công ty trên văn bản, giấy tờ không còn là bắt buộc. Mà, hiện nay việc có sử dụng con dấu doanh nghiệp hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ được quyết định bởi:

– Một là, quy định của pháp luật.

– Hai là, Điều lệ của Công ty quy định

– Ba là, sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và các bên khác.

Như vậy, chúng ta có thể hiểu rằng công ty không sử dụng con dấu trong các văn bản, giao dịch, hợp đồng sẽ không làm ảnh hưởng tới giá trị của giao dịch mà công ty đã xác lập, thực hiện.

Lưu ý: Doanh nghiệp bị hạn chế đối với các quy định của pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu kèm theo sau đây:

– Thứ nhất:

theo quy định tại khoản 2 Điều 24 Luật Kế toán 2015 thì sổ kế toán phải có chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật; đóng dấu giáp lai:

“Điều 24. Sổ kế toán

2. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.”

– Thứ hai:

theo quy định tại khoản 1 Điều 90 Thông tư 133/2016/TT-BTC thì trong các chứng từ kế toán, trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện thủ tục đóng dấu:

“Điều 90. Mở, ghi sổ kế toán, chữ ký và sửa chữa sổ kế toán

1. Mở sổ

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

– Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

– Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.”